088-2028700
info@auditvision.nl
Organisaties die werken met politiegegevens krijgen vroeg of laat te maken met een verplichte Wpg-audit. Een van de eerste vragen die daarbij opkomt is: wat kost een Wpg-audit? Het antwoord daarop is niet eenvoudig in één bedrag uit te drukken. De kosten zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals de omvang van de organisatie, de hoeveelheid verwerkingen van politiegegevens en de voorbereiding op de audit.
In dit artikel leggen we uit welke factoren de prijs van een Wpg-audit bepalen, wat je van een audit mag verwachten en waar je op moet letten wanneer je offertes vergelijkt.
Waarom is een Wpg-audit verplicht?
De Wet politiegegevens (Wpg) stelt eisen aan organisaties die politiegegevens verwerken, zoals buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s). Gemeenten en andere organisaties moeten periodiek aantonen dat zij zorgvuldig omgaan met deze gegevens en voldoen aan de wettelijke verplichtingen.
Een onafhankelijke Wpg-audit beoordeelt of de organisatie de vereiste beheersmaatregelen heeft ingericht en daadwerkelijk naleeft. De audit draagt niet alleen bij aan de wettelijke verantwoording, maar helpt ook om risico’s rondom privacy en informatiebeveiliging tijdig te signaleren.
Welke factoren bepalen de kosten?
De omvang van de organisatie
Het aantal medewerkers dat met politiegegevens werkt en het aantal processen waarin deze gegevens worden verwerkt, hebben invloed op de omvang van de audit. Hoe meer processen beoordeeld moeten worden, hoe uitgebreider de werkzaamheden.
De complexiteit van de processen
Sommige organisaties verwerken politiegegevens binnen één applicatie, terwijl andere organisaties gebruikmaken van meerdere systemen, koppelingen en externe leveranciers. Een complexere omgeving vraagt doorgaans om een uitgebreidere beoordeling.
De voorbereiding van de organisatie
Een goede voorbereiding bespaart tijd. Wanneer procedures, autorisaties, verwerkingsregisters en overige documentatie actueel zijn, verloopt de audit vaak efficiënter.
Moet veel informatie tijdens de audit nog worden verzameld of bijgewerkt, dan neemt de benodigde tijd toe.
De kwaliteit van de interne beheersing
Organisaties die gedurende het jaar aandacht besteden aan privacy, informatiebeveiliging en interne controles hebben hun processen meestal beter op orde. Hierdoor verloopt de audit vaak sneller en worden minder herstelwerkzaamheden noodzakelijk.
Waarom bestaat er geen vaste prijs voor een Wpg-audit?
Geen enkele organisatie is hetzelfde. Een kleine gemeente met een beperkt aantal boa’s vraagt een andere auditinspanning dan een grote gemeente met meerdere teams, verschillende applicaties en uitgebreide werkprocessen. De prijs van een Wpg-audit wordt daarom bepaald door de omvang en complexiteit van de auditopdracht. Een standaardtarief bestaat niet.
Wat zit meestal in de prijs van een Wpg-audit?
Hoewel iedere offerte anders is opgebouwd, bestaat een Wpg-audit doorgaans uit meerdere onderdelen.
Denk aan een intake en scopebepaling, het beoordelen van beleidsdocumenten en procedures, interviews met betrokken medewerkers, dossieronderzoek, het uitvoeren van de auditwerkzaamheden en het opstellen van de rapportage. Indien nodig kan ook een hercontrole onderdeel uitmaken van het traject.
Vergelijk offertes daarom niet alleen op prijs, maar kijk ook welke werkzaamheden daadwerkelijk zijn inbegrepen.
Veelgestelde vragen
Dat verschilt per organisatie. De benodigde tijd hangt onder andere af van de omvang van de organisatie, het aantal boa’s, de processen waarin politiegegevens worden verwerkt, de scope en de mate waarin documentatie en beheersmaatregelen al op orde zijn. Vooraf wordt daarom bepaald welke werkzaamheden nodig zijn en hoeveel audittijd daarvoor moet worden ingepland.
Een Wpg-audit onderzoekt of jouw organisatie op een juiste en zorgvuldige manier omgaat met politiegegevens volgens de Wet politiegegevens (Wpg). Organisaties die politiegegevens verwerken, bijvoorbeeld in het kader van boa-taken, moeten periodiek laten beoordelen of zij aan de eisen van de Wpg voldoen. De audit geeft inzicht in de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen rondom de verwerking van politiegegevens.
De interne Wpg-audit wordt jaarlijks uitgevoerd en is bedoeld om periodiek te beoordelen of de organisatie aan de Wpg-eisen voldoet. Eens per vier jaar is een externe audit verplicht. Deze wordt uitgevoerd door een onafhankelijke auditor. De uitkomsten van de externe audit worden volgens de geldende Wpg-verplichtingen gerapporteerd.
Tijdens de audit wordt onder andere gekeken naar de manier waarop politiegegevens worden verzameld, gebruikt, bewaard, beveiligd, gedeeld en verwijderd. Ook onderwerpen zoals autorisaties, logging, bewaartermijnen, verantwoordelijkheden en interne procedures komen aan bod. Daarbij kijkt de auditor niet alleen naar wat op papier is vastgelegd, maar ook naar hoe de maatregelen in de praktijk functioneren.
De auditplicht geldt voor organisaties die onder de Wet politiegegevens vallen en politiegegevens verwerken. Denk bijvoorbeeld aan gemeenten met boa’s, werkgevers van boa’s en andere organisaties die voor de uitvoering van opsporingstaken politiegegevens verwerken. Of de auditplicht van toepassing is, hangt af van de rol van de organisatie en de manier waarop politiegegevens worden verwerkt.
Meer weten over Wpg-audits?
Neem gerust contact op
Ward vertelt je er graag meer over